Scannen in die Akte

Edition: ab Salvia Pro Menü: Scanner-Symbol unten in der Navigationsleiste (Mein Arbeitsplatz)

Mit dem Scanner am Arbeitsplatz (z. B. ScanSnap) oder einem Netzwerkscanner scannen Sie Unterlagen direkt in die Akte, die Sie gerade geöffnet haben. Ein PDF wird ein Eintrag Datei, ein Bild (JPEG, PNG) ein Eintrag Bilder. Ist keine Akte offen, kommt der Scan in den Posteingang. Dort ordnen Sie ihn anhand der Vorschau zu.

Den Scan bringt der Prismamed Agent zu Salvia, ein kleines Programm auf dem Rechner, an dem der Scanner hängt (bei einem Netzwerkscanner auf dem Rechner, dessen Agent den Scan-Ordner überwacht). Eingerichtet wird er einmal unter Stammdaten › Agenten, siehe Scannen (ScanSnap und Scan-Ordner).

So kommt ein Scan in die Akte

Sie scannen. Die Scannersoftware speichert den Scan und gibt ihn an den Agenten weiter – oder der Scanner legt ihn in einen Ordner, den der Agent überwacht (Scan-Ordner).
Der Agent überträgt den Scan an Salvia.
Salvia sieht nach, welche Akte im Browser an diesem Arbeitsplatz offen war, als der Scan fertig gespeichert war. Dorthin legt Salvia den Scan ab.
Im Browser erscheint oben rechts „Scan abgelegt“ mit dem Namen des Patienten. Eine offene Akte zeigt den neuen Eintrag von selbst.

Damit Salvia weiß, welcher Browser zu welchem Rechner gehört, wählen Sie in jedem Browser einmal Mein Arbeitsplatz (nächster Abschnitt).

Hinweis: Am Mac nimmt der Agent Scans nur über einen Scan-Ordner an. Wie Sie die Scannersoftware dafür einstellen, steht unter Scannen (ScanSnap und Scan-Ordner).

Mein Arbeitsplatz wählen

Einmal in jedem Browser, mit dem an einem Rechner mit Scanner gearbeitet wird:

Klicken Sie unten in der Navigationsleiste auf das Scanner-Symbol. Oder klicken Sie unter Stammdaten › Agenten auf Mein Arbeitsplatz….
Wählen Sie im Fenster Mein Arbeitsplatz den Agenten dieses Rechners. Er heißt so, wie er unter Stammdaten › Agenten angelegt ist, z. B. „Anmeldung links“; dahinter steht in Klammern der Rechnername.
Klicken Sie auf Übernehmen. Salvia bestätigt: „Dieser Browser gehört jetzt zu „…“. Scans gehen in die Akte, die Sie hier geöffnet haben.“

Die Auswahl gilt nur für diesen Browser, dort aber für alle Tabs und Fenster. Arbeiten Sie am selben Rechner mit einem zweiten Browser, wählen Sie den Arbeitsplatz dort ebenfalls.
Unter Stammdaten › Agenten steht beim gewählten Agenten dann Mein Arbeitsplatz.
Keiner - Scans in den Posteingang hebt die Auswahl auf. Scans dieses Arbeitsplatzes landen dann immer im Posteingang.
Wählen Sie einen Agenten nur in Browsern, die an seinem Rechner laufen. Sonst kann ein Scan in eine Akte gehen, die an einem anderen Rechner offen ist.
Werden die Websitedaten des Browsers gelöscht, ist die Auswahl weg. Wählen Sie den Arbeitsplatz dann neu.

Das Scanner-Symbol erscheint erst, wenn unter Stammdaten › Agenten mindestens ein aktiver Agent eingerichtet ist.

Im Alltag

Öffnen Sie die Akte des Patienten. Es zählt auch ein Eintrag aus seiner Akte, seine Patientendaten, sein Medikationsplan oder seine Verläufe.
Sehen Sie kurz auf das Scanner-Symbol unten links: Ein grüner Haken heißt, ein Scan geht in diese Akte.
Kommen Sie gerade aus einer anderen Akte, warten Sie etwa 15 Sekunden mit dem Scannen. Sonst kommt der Scan zur Sicherheit in den Posteingang.
Scannen Sie.
Lassen Sie die Akte offen, bis „Scan abgelegt“ erscheint. Öffnen Sie erst dann die nächste Akte.

Der Eintrag trägt Datum und Uhrzeit des Scans. Im Kommentar des PDFs bzw. in der Beschreibung des Bilder-Eintrags steht, wo und wann gescannt wurde, zum Beispiel: Gescannt am Arbeitsplatz „Anmeldung links“ am 05.10.2026 um 10:15 Uhr. Ersetzen Sie den Text am besten durch eine kurze Inhaltsangabe, dann finden Sie das Dokument über die Suche der Akte. Mehr dazu unter Dateien und Bilder.

Was das Scanner-Symbol zeigt

Zeigen Sie mit der Maus auf das Symbol. Der Text sagt, wohin ein Scan gerade gehen würde.

Anzeige	Bedeutung
Symbol nicht hervorgehoben, Text „Mein Arbeitsplatz: nicht gewählt …“	In diesem Browser ist kein Arbeitsplatz gewählt. Scans dieses Arbeitsplatzes landen im Posteingang. Klicken Sie auf das Symbol und wählen Sie den Agenten
Symbol farbig hervorgehoben, Text „… gerade ist keine Akte offen …“	Arbeitsplatz gewählt, aber keine Akte offen. Ein Scan landet im Posteingang
Symbol farbig hervorgehoben mit grünem Haken	Ein Scan geht in die Akte, die hier offen ist
Symbol farbig hervorgehoben ohne Haken, Text „… zuletzt wurde in einem anderen Fenster dieses Arbeitsplatzes gearbeitet …“	Ein Scan geht in das Fenster oder den Tab, mit dem Sie zuletzt gearbeitet haben. Klicken Sie in dieses Fenster, damit die Akte hier gilt

Blenden Sie die Navigationsleiste aus, ist das Symbol nicht zu sehen. Die Zuordnung gilt trotzdem.

Rückmeldungen

Meldung	Bedeutung	Was tun
Scan abgelegt – „Der Scan „…“ ist in der Akte von … abgelegt.“	Fertig	Nichts
Scan im Posteingang – „Der Scan „…“ liegt im Posteingang - … Bitte ordnen Sie ihn unter Eingang zu.“	Der Scan ging in keine Akte. Der Grund steht in der Meldung	Unter Eingang zuordnen, siehe Posteingang
Scan schon übertragen	Dieselbe Datei kam schon einmal an. Salvia legt sie nicht noch einmal ab	Die Meldung sagt, ob das Original schon in einer Akte oder noch im Posteingang liegt
Glocke: „Posteingang: Scan zuordnen“	Ein Scan wartet im Posteingang	Unter Eingang zuordnen
Fenster am Rechner: „Prismamed Agent - Scan nicht übernommen“	Der Agent hat den Scan nicht angenommen, z. B. weil er nicht gekoppelt ist oder die Datei kein PDF, JPEG oder PNG ist	Meldung lesen und den Grund beheben, z. B. in der Scannersoftware als Dateiformat PDF wählen. Die Datei liegt weiter im Ordner der Scannersoftware; danach erneut scannen

Die Meldungen „Scan abgelegt“, „Scan im Posteingang“ und „Scan schon übertragen“ erscheinen in jedem Browser, der diesen Arbeitsplatz gewählt hat. Ein abgelegter Scan erscheint nicht in der Glocke.

Welche Akte zählt

Es zählt der zuletzt benutzte Tab oder das zuletzt benutzte Fenster an diesem Arbeitsplatz. Ein Tab, der im Hintergrund geöffnet wurde, zählt erst, wenn Sie ihn nach vorne holen.
Maßgeblich ist der Moment, in dem die Scannersoftware den Scan fertig gespeichert hat – also nach Einzug, Bildaufbereitung und Texterkennung. Bei einem Scan-Ordner ist es der Moment, in dem der Agent die Datei sieht.
War in den 15 Sekunden davor noch eine andere Akte offen, ist nicht sicher, zu wem das Blatt gehört. Der Scan kommt dann in den Posteingang. Beim Zuordnen stehen die beiden Patienten oben in der Auswahl.
Überträgt der Agent einen Scan erst später, etwa weil er gerade neu startete, landet der Scan trotzdem bei dem Patienten, der beim Speichern offen war. Das gilt bis zu zwei Stunden.
Scans aus einem Scan-Ordner gehen an die Akte, die am Arbeitsplatz dieses Agenten offen ist. Ist beim Agenten Scans aus Ordnern immer in den Posteingang eingeschaltet (z. B. für einen Kopierer im Flur, in den mehrere Plätze scannen), gehen sie immer in den Posteingang. Der Arbeitsplatz bekommt dann keine Meldung, nur die Glocke.

Warum ein Scan im Posteingang landet

Den Grund nennen die Meldung „Scan im Posteingang“, die Glocke und das Fenster Patient zuordnen unter Im Posteingang, weil.

Grund (gekürzt)	Was tun
„beim Scannen war an diesem Arbeitsplatz keine Akte offen …“	Zuordnen. Künftig erst die Akte öffnen, dann scannen. Der Grund erscheint auch, wenn die Verbindung des Browsers zu Salvia gerade unterbrochen war
„kurz vor dem Speichern des Scans wurde an diesem Arbeitsplatz die Akte gewechselt …“	Zuordnen – die beiden Patienten stehen oben in der Auswahl. Nach einem Aktenwechsel etwa 15 Sekunden warten
„an diesem Arbeitsplatz hatte zu der Zeit kein Browser „Mein Arbeitsplatz“ gewählt …“	Zuordnen und im Browser dieses Rechners Mein Arbeitsplatz wählen. Der Grund erscheint auch, wenn Salvia inzwischen neu gestartet wurde
„der Scan ist älter als zwei Stunden …“	Zuordnen. Der Agent hat den Scan erst spät übertragen, z. B. weil der Rechner mit dem Scan-Ordner aus war oder keine Verbindung zu Salvia hatte
„Scans aus den Scan-Ordnern dieses Agenten gehen laut Einstellung immer in den Posteingang …“	Zuordnen. So gewollt bei gemeinsamen Ordnern
„der beim Scannen offene Patient ist gesperrt“ bzw. „… inzwischen gelöscht“	Zuordnen oder verwerfen
„der Agent, der ihn geschickt hat, ist in Salvia nicht mehr eingerichtet“	Zuordnen. Den Agenten unter Stammdaten › Agenten prüfen

Tipps und typische Fragen

Der grüne Haken fehlt, obwohl die Akte offen ist. Zuletzt wurde in einem anderen Fenster oder Tab dieses Arbeitsplatzes gearbeitet. Klicken Sie in das Fenster mit der Akte. Fehlt der Haken danach immer noch, ist in diesem Browser kein Arbeitsplatz gewählt.

Ich sehe das Scanner-Symbol nicht. Scannen über den Agenten gibt es ab Salvia Pro (siehe Editionen). Außerdem muss unter Stammdaten › Agenten mindestens ein aktiver Agent eingerichtet sein. Ist die Navigationsleiste ausgeblendet, blenden Sie sie über den runden Knopf unten links wieder ein.

Der Scan ist in der falschen Akte. Öffnen Sie den Eintrag und laden Sie das PDF bzw. die Bilder über Herunterladen auf Ihren Rechner. Legen Sie sie in der richtigen Akte als neuen Eintrag ab (siehe Dateien und Bilder) und löschen Sie danach den Eintrag in der falschen Akte. Oder scannen Sie das Blatt in der richtigen Akte neu.

Ein Scan ist nirgends angekommen. Sehen Sie unter Eingang in der Ansicht Letzte 30 Tage nach. Zeigt der Rechner das Fenster „Prismamed Agent - Scan nicht übernommen“, steht dort der Grund; die Datei liegt dann weiter im Ordner der Scannersoftware. Ist Salvia gerade nicht erreichbar, wartet der Agent und überträgt den Scan später.

Ich habe dasselbe Blatt zweimal geschickt. Salvia erkennt dieselbe Datei und legt sie nur einmal ab („Scan schon übertragen“). Ein zweites Mal gescanntes Blatt ist dagegen eine neue Datei und kommt ein zweites Mal in die Akte. Löschen Sie den doppelten Eintrag dann in der Akte.

Geht das auch ohne Salvia Pro? Mit der App TCMSOFT Companion scannen Sie ab Salvia Single Unlimited mit dem Handy in die Akte, siehe Mobilgeräte.

Siehe auch

Agenten und GDT-Geräte – Agent installieren, Scannersoftware und Scan-Ordner einrichten
Posteingang
Dateien und Bilder
Die Akte im Überblick
Mobilgeräte