Die Rechnungsliste
Menü: Abrechnung
Die Seite Abrechnung ist die Zentrale für alle Rechnungen: Hier sehen Sie, was offen, gemahnt oder bezahlt ist, drucken Rechnungen und Mahnungen im Stapel, erfassen Zahlungen und rechnen offene Abrechnungsfälle ab.
Aufbau der Seite
- Links die Rechnungsliste mit einer Leiste für Sammelaktionen.
- Rechts die offenen Abrechnungsfälle aller Patienten, die noch keine Rechnung haben.
Die Trennlinie zwischen beiden Bereichen lässt sich mit der Maus verschieben.
Hinweis: Bei jedem Laden der Liste läuft der Mahnlauf: Rechnungen, deren Mahnfrist abgelaufen ist, bekommen den Status der fälligen Mahnstufe. Gedruckt wird dabei nichts – siehe Zahlungen und Mahnungen.
Die Rechnungsliste
Ohne weitere Einstellung zeigt die Liste alle Rechnungen außer bezahlten („Archiv“) und stornierten. Mit Archiv zeigen (rechts oben) blenden Sie diese dazu. Bei mehr als 500 Rechnungen blättert die Liste seitenweise.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Kästchen | Markiert die Rechnung für Sammelaktionen. Das Kästchen im Spaltenkopf markiert alle. |
| Datum | Rechnungsdatum. Bei Rechnungen „In Bearbeitung“ meist leer, weil es erst beim Druck gesetzt wird. |
| RNR | Rechnungsnummer. Unten: Anzahl der Zeilen. |
| Patient | Name des Patienten |
| Summe | Rechnungsbetrag. Unten: Summe aller angezeigten Zeilen. |
| Noch offen | Rechnungssumme + Mahngebühr − Zahlungen. Die Mahngebühr gehört nicht zur Summe (kein Umsatz). Unten: Summe. |
| Art | „Ausfall“ bei Ausfallrechnungen, „Storno“ bei der Zeile einer Stornorechnung. Normale Rechnungen: leer. |
| Kennzeichen | Farbige Hinweise, siehe unten. Die Suche findet auch diese Texte. |
| Leistungserbringer | Kürzel des Leistungserbringers |
| Status | Farbig, siehe unten |
| Schaltflächen | Aktionen für diese eine Rechnung, siehe unten |
Die Spalten Status und die Schaltflächen bleiben beim waagerechten Blättern stehen. Doppelklick auf eine Zeile öffnet die Rechnung (siehe Rechnung bearbeiten).
Status
| Status | Farbe | Bedeutung |
|---|---|---|
| In Bearbeitung | blau | Angelegt, noch nicht gedruckt – noch änderbar, noch nicht gestellt |
| Noch offen | grün | Gestellt, noch nicht (voll) bezahlt, keine Mahnung fällig |
| Mahnung 1 bis Mahnung 3 | rot | Diese Mahnung ist fällig und wartet auf den Druck |
| Mahnung 4 | rot | Die Übergabe an den Anwalt ist fällig |
| Archiv | lila | Vollständig bezahlt (oder Rest als uneinbringlich gebucht) |
| Gutschrift | orange | Überzahlt – es geht Geld an den Patienten zurück |
| Storniert | grau | Storniert |
Kennzeichen
| Kennzeichen | Bedeutung |
|---|---|
| beim Anwalt | Mit Mahnstufe 4 an den Anwalt übergeben (der Name steht im Tooltip) |
| nie gestellt | Storniert, bevor die Rechnung je gedruckt wurde – keine Stornorechnung, kein Umsatz |
| Rückzahlung offen | Storniert, der Patient hatte aber schon bezahlt – das Geld geht zurück |
| uneinbringlich | Ein Rest wurde als verloren gebucht |
| Nicht mahnen | Mahnkennzeichen „Nicht Mahnen“: der Mahnlauf übergeht die Rechnung |
| Kein GMV | Mahnkennzeichen „Kein GMV“: Mahnung 1 bis 3 ja, keine Übergabe an den Anwalt |
| zu Rechnung … | Bei einer Stornozeile: die Nummer der stornierten Rechnung |
Stornozeilen
Eine gestellte, dann stornierte Rechnung erscheint (bei Archiv zeigen) zweimal: als Originalrechnung und direkt darunter als eigene Zeile der Stornorechnung – mit Stornonummer, Stornodatum und negativem Betrag. Doppelklick auf die Stornozeile öffnet die Originalrechnung, das Drucker-Symbol druckt die Stornorechnung.
Schaltflächen in der Zeile
| Symbol | Wirkung |
|---|---|
| Drucker | Druckt passend zum Status: die Rechnung (erster Druck stellt sie), die fällige Mahnung, bei stornierten Rechnungen die Stornorechnung, sonst eine Kopie der Rechnung |
| Verbotsschild | Stornieren – nur bei nicht stornierten Rechnungen (siehe Storno und Korrektur) |
| Münzen | Zahlung aufnehmen – nur wenn noch etwas offen ist |
| Geldschein mit Pfeil | Rückzahlung erfassen – bei „Gutschrift“ und bei „Rückzahlung offen“ |
Zahlungen über die Zeile werden sofort gespeichert (siehe Zahlungen und Mahnungen).
Suchen und filtern
- Suchfeld (rechts oben): sucht in allen Spalten, z. B. nach Rechnungsnummer, Patientenname oder „uneinbringlich“.
- Filter: öffnet ein kleines Fenster.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Zeitraum | „Benutzerdefiniert“ (Von–Bis selbst wählen), „Dieser Monat“, „Letzter Monat“, „Dieses Quartal“, „Letztes Quartal“, „Dieses Jahr“, „Letztes Jahr“. Bei den festen Zeiträumen zeigt ausgewählte Zeiträume die berechneten Tage. Gefiltert wird nach dem Rechnungsdatum. |
| Status | Einer oder mehrere Status; die Liste zeigt Rechnungen mit einem der gewählten Status. |
Mit Filter anwenden wird gefiltert, Filter löschen zeigt wieder alles. Sortierung, Spalten, Spaltenfilter und Suche bleiben dabei erhalten. Eine Rechnung vom letzten Tag des Zeitraums zählt mit, auch wenn sie nachmittags geschrieben wurde.
Solange der Filter wirkt, ist die Schaltfläche hervorgehoben und heißt Filter aktiv; zeigen Sie mit der Maus darauf, nennt sie Zeitraum und Status. Markierte Rechnungen, die der Filter ausblendet, sind danach nicht mehr markiert – so druckt oder exportiert keine Sammelaktion eine Rechnung, die Sie gerade nicht sehen.
Salvia merkt sich den Filter und Archiv zeigen für diesen Browser: Beim nächsten Öffnen der Abrechnung – auch nach dem Zurückkommen aus einer Rechnung – gelten sie wieder. Gemerkt wird der Zeitraum als Auswahl, nicht als Datum: „Dieser Monat“ ist im November der November. Einen benutzerdefinierten Zeitraum (Von–Bis) merkt sich Salvia nicht; dann bleibt nur der Status gefiltert. Mehr unter Was Salvia sich merkt.
Hinweis: Rechnungen ohne Rechnungsdatum (noch nicht gedruckt) fallen heraus, sobald ein Zeitraum gesetzt ist. Archiv und stornierte Rechnungen findet der Filter nur, wenn Archiv zeigen eingeschaltet ist.
Sammelaktionen
Markieren Sie zuerst die gewünschten Zeilen. Die Aktionen stehen in der Leiste über der Liste; weitere im Menü mit den drei Strichen.
Markierte Drucken
Druckt alle markierten Rechnungen in einem Druckfenster – jede passend zu ihrem Status, genau wie das Drucker-Symbol in der Zeile:
- „In Bearbeitung“: die Rechnung, damit ist sie gestellt.
- „Mahnung 1“ bis „Mahnung 3“: die fällige Mahnung; „Mahnung 4“: das Übergabeschreiben an den Anwalt.
- „Storniert“: die Stornorechnung.
- Alle anderen: eine Kopie der Rechnung.
Fehlt einer Rechnung „In Bearbeitung“ die Diagnose, fragt Salvia vor dem Druck nach (Rechnung ohne Diagnose, mit den Namen der Patienten): Ohne Diagnose erstatten private Krankenversicherung und Beihilfe in der Regel nicht. Trotzdem drucken stellt die Rechnung ohne Diagnose. Sonst brechen Sie ab und tragen die Diagnose in der Rechnung im Reiter Diagnosen ein. Das gilt ebenso für das Drucker-Symbol in der Zeile; bei Ausfallrechnungen fragt Salvia nie nach. Mehr unter Abrechnung nach GebüH.
Vermerkt wird, was der Print Agent angenommen hat oder als PDF geladen wurde. Brechen Sie ab, bleiben neue Rechnungen „In Bearbeitung“ und fällige Mahnungen gelten nicht als versandt. Konnte ein Teil nicht gedruckt werden, meldet Salvia „Nicht alles gedruckt“ – drucken Sie diese Rechnungen erneut. Lässt sich eine markierte Rechnung gar nicht vorbereiten (z. B. Mahnstufe 4 ohne Anwalt in der Rechnungsvorlage), wird sie übersprungen und mit dem Grund gemeldet („Rechnungen übersprungen“); die übrigen werden gedruckt und vermerkt. Meldet ein Drucker einen Fehler erst später (bei großen Stapeln möglich), steht das nur unter Stammdaten › Drucker › Druck-Warteschlange – sehen Sie nach einem Stapeldruck von Mahnungen dort nach. Sind Original und Stornozeile markiert, wird die Rechnung nur einmal gedruckt.
Papierformat im Stapel: Im Druckfenster Rechnungen drucken ist unter Papierformat das Format der ersten Rechnung vorgewählt. Die übrigen drucken jeweils in ihrem eigenen Format – zum Beispiel eine Ausfallrechnung mit A5-Drucklayout zwischen A4-Rechnungen. Liegt im Drucker nur ein Format (z. B. nur DIN A4), wählen Sie es unter Papierformat und haken Sie Alle auf diesem Format an. Wählen Sie von Hand ein anderes Format oder eine Papierzufuhr, drucken ebenfalls alle Rechnungen auf dem gewählten Format. Mehr dazu unter Drucker › Papierformat.
Mahnungen im Stapel drucken: Filter › Status „Mahnung 1“ bis „Mahnung 4“ wählen, Filter anwenden, alle markieren, Markierte Drucken.
Menü (drei Striche)
| Eintrag | Wirkung |
|---|---|
| Rechnungsliste drucken | Druckt eine Liste der markierten Rechnungen mit RNR, Patient, Datum, Datum Bezahlt, Summe und Status, unten Anzahl und Gesamtsumme. |
| Markierte als PDF exportieren | Speichert die markierten Rechnungen als PDF-Dateien in einer ZIP-Datei (stornierte zusätzlich mit Stornorechnung), z. B. für den Steuerberater. Ändert nichts an den Rechnungen: kein Druckvermerk, kein Statuswechsel, kein Mahnversand. |
| Ausfallrechnung | Neue Ausfallrechnung für einen beliebigen Patienten (siehe Storno und Korrektur) |
| Mahnung zurücknehmen (markierte) | Nimmt gestellte oder fällige Mahnungen der markierten Rechnungen zurück, mit Grund im Protokoll (siehe Zahlungen und Mahnungen) |
| Rechnungsstatus prüfen | Sucht Rechnungen, deren Status nicht zum offenen Betrag passt, und korrigiert sie auf Wunsch (siehe Storno und Korrektur) |
Beim PDF-Export werden Rechnungen „In Bearbeitung“ und Rechnungen, die vor dem ersten Druck storniert wurden, übersprungen – Salvia nennt sie mit Grund. Die ZIP-Datei heißt „Rechnungen“ mit Datum und Uhrzeit.
Offene Abrechnungsfälle (rechts)
Die rechte Liste zeigt alle Abrechnungsfälle, die noch nicht abgerechnet sind, mit Datum, Patient und Summe der Leistungen. Ein Klick auf den Pfeil am Zeilenanfang klappt eine Kurzfassung des Falls auf. Eine eigene Suche steht oben.
| Symbol | Wirkung |
|---|---|
| Person | Öffnet die Akte des Patienten |
| Häkchen | Erstellt eine Rechnung aus dem Abrechnungsfall (siehe Rechnung erstellen) |
Tipps und typische Fragen
Eine bezahlte oder stornierte Rechnung fehlt in der Liste. Schalten Sie Archiv zeigen ein.
„Rechnungsliste drucken“ liefert eine leere Liste. Gedruckt werden nur die markierten Zeilen. Markieren Sie zuerst (z. B. alle über das Kästchen im Spaltenkopf).
Ich will die Rechnung selbst nachdrucken, der Drucker druckt aber eine Mahnung. Steht eine Mahnung an, druckt die Liste die Mahnung. Öffnen Sie die Rechnung per Doppelklick und klicken Sie dort auf Drucken – das druckt die Rechnung als Kopie.
Im Drucker liegt nur DIN A4, eine Rechnung im Stapel hat aber ein A5-Drucklayout. Wählen Sie im Druckfenster unter Papierformat „DIN A4“ und haken Sie Alle auf diesem Format an – dann drucken alle markierten Rechnungen auf A4.
Was zählt die Summe unten? Alle gerade angezeigten Zeilen, also abhängig von Filter, Suche und Archiv zeigen. Stornozeilen zählen mit negativem Betrag.
Zahlung über die Münzen: „Rechnung wurde noch nicht gedruckt und liegt dem Patienten noch nicht vor.“ Zahlungen gibt es erst für gestellte Rechnungen. Drucken Sie die Rechnung zuerst.