Leistungen und Diagnosen

Menü: Akte des Patienten › Abrechnungsfall öffnen › Reiter Leistungen bzw. Diagnosen

Im Abrechnungsfall erfassen Sie, was später auf der Rechnung steht: die erbrachten Leistungen als Ziffern und die Diagnosen. Salvia rechnet nach dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) ab: Jede Leistung kostet den Betrag ihrer Ziffer je Stück. Den Betrag rechnet Salvia selbst aus. Ziffern und Diagnosen können Sie auch direkt in der Akte buchen, ohne den Fall zu öffnen – sie landen dann im offenen Fall (siehe Abrechnungsfälle).

Der Reiter „Leistungen“

Links steht die Liste der Leistungen, nach Tagen gruppiert. Rechts steht der Ziffernkatalog.

Klappen Sie eine Zeile auf, sehen Sie Bezeichnung, Zusatz und Begründung der Leistung.

Leistung erfassen

1. Öffnen Sie den Abrechnungsfall und wechseln Sie in den Reiter Leistungen.
2. Wählen Sie rechts oben in der Auswahlliste den Katalog, meist GebüH. Unter jeder GebüH-Position stehen die Spanne und der Beihilfe-Höchstbetrag, darunter gekürzt ihr Hinweis – ganz lesen Sie ihn, wenn Sie mit der Maus darüberfahren. Die Kataloge stehen alphabetisch, am Ende steht Ziffernketten.
3. Wollen Sie ein anderes Datum oder einen anderen Leistungserbringer: Klicken Sie auf das Zahnrad und stellen Sie Leistungsdatum (Tag und Uhrzeit) und Leistungserbringer ein. Ohne Angabe gelten jetzt und der Leistungserbringer des Falls.
4. Suchen Sie die Ziffer im Suchfeld – nach Nummer oder nach einem Wort aus der Bezeichnung.
5. Doppelklicken Sie die Ziffer. Sie erscheint links in der Liste. Bei Positionen ohne Betrag im Verzeichnis (10.3, 10.4, 15.2) und bei Ziffern mit Betrag beim Hinzufügen abfragen fragt Salvia vorher den Betrag ab (siehe Auslagen und andere Ziffertypen). Passt die Ziffer nicht zur Rechnungsvorlage des Falls, bucht Salvia sie nicht und nennt den Grund in einer Meldung.
6. Prüfen Sie Anzahl und Betrag. Zum Ändern doppelklicken Sie die Leistung links (siehe unten).

Der Fall speichert sich automatisch. Die Einstellungen unter dem Zahnrad gelten für alle weiteren Doppelklicks, bis Sie sie ändern oder die Seite verlassen. Das ist praktisch zum Nachtragen mehrerer Leistungen eines früheren Tages.

Welchen Betrag bucht Salvia?

Gebucht wird der Betrag der Ziffer aus Stammdaten › Ziffern, bei Positionen des Katalogs „GebüH“ also Ihr Praxisbetrag, vorbelegt mit dem GebüH-Höchstbetrag. Es gilt:

Betrag = Anzahl × Einzelbetrag

Spanne und Beihilfe-Höchstbetrag der Position nimmt die Leistung mit; sie dienen nur der Orientierung. Ihren Praxisbetrag ändern Sie unter Ziffern – er gilt für alle Leistungen, die Sie danach buchen. Für eine einzelne Leistung ändern Sie den Einzelbetrag im Fenster Leistung.

Leistung bearbeiten

Doppelklicken Sie eine Leistung in der Liste. Das Fenster Leistung öffnet sich.

In Zusatz und Begründung fügen Sie mit # oder dem Puzzleteil oben rechts im Feld Textbausteine ein, etwa eine immer wieder gebrauchte Begründung. Bezeichnung bzw. Text auf der Rechnung bieten bewusst keine an. Esc schließt dabei nur die Liste, nicht das Fenster.

Klicken Sie auf Ok (bei einer Warnung heißt der Knopf Trotzdem übernehmen, siehe unten). Erst dann rechnet Salvia den Betrag mit der neuen Anzahl bzw. dem neuen Einzelbetrag neu aus. Abbrechen lässt die Leistung unverändert.

Über dem GebüH-Höchstbetrag

Liegt der Einzelbetrag einer GebüH-Position über dem Höchstbetrag des Gebührenverzeichnisses, zeigt das Fenster den Hinweis Über dem GebüH-Höchstbetrag, und der Knopf heißt Trotzdem übernehmen. Salvia sperrt nicht – das Gebührenverzeichnis ist unverbindlich. Ohne vorherige Honorarvereinbarung ist ein höherer Betrag im Streitfall aber schwer durchsetzbar, und private Krankenversicherungen erstatten meist höchstens bis zum GebüH-Höchstsatz. Unter dem Mindestbetrag gibt es keinen Hinweis.

Haben Sie mit dem Patienten vorher ein höheres Honorar vereinbart, klicken Sie im Hinweis auf „Gemäß Honorarvereinbarung“ eintragen. Der Vermerk steht dann unter Begründung und mit auf der Rechnung; ergänzen Sie bei Bedarf das Datum der Vereinbarung.

Fragt Salvia den Betrag schon beim Hinzufügen ab, erscheint derselbe Hinweis im Fenster Betrag für …; der Knopf heißt dann Trotzdem hinzufügen, und das Häkchen „Gemäß Honorarvereinbarung“ als Begründung eintragen übernimmt den Vermerk. Positionen ohne Spanne (z. B. 10.3 oder 2a) zeigen keinen Hinweis. Den Praxisbetrag einer Ziffer ändern Sie unter Ziffern. Liegt er über dem Höchstbetrag, bucht Salvia ihn per Doppelklick ohne Hinweis – gewarnt wird beim Speichern der Ziffer und hier im Fenster Leistung (mehr unter Abrechnung nach GebüH).

Ziffernketten

Eine Ziffernkette bucht mehrere Ziffern auf einmal, z. B. alle Leistungen einer typischen Erstbehandlung.

1. Wählen Sie rechts in der Auswahlliste Ziffernketten. Die Liste zeigt Kürzel und Beschreibung der Ketten.
2. Stellen Sie bei Bedarf über das Zahnrad Leistungsdatum und Leistungserbringer ein.
3. Doppelklicken Sie die Kette. Alle Positionen erscheinen links mit demselben Leistungsdatum.

Jede Position übernimmt aus der Kette Anzahl, Bezeichnung, Zusatz und Begründung und wird mit dem Betrag ihrer Ziffer gebucht. Was in der Kette leer ist, ergänzt Salvia: Anzahl 1, Bezeichnung aus der Legende der Ziffer. Leistungserbringer aller Positionen ist der im Zahnrad gewählte, sonst der des Falls. Die Positionen lassen sich danach einzeln bearbeiten oder löschen. Brauchen Positionen einer Kette einen Betrag, fragt Salvia alle in einem Fenster ab (siehe unten).

Wiederkehrende Kombinationen, etwa Untersuchung und Akupunktur, legen Sie als Kette an (siehe Ziffernketten).

Datum, Uhrzeit und Anzahl

• Datum und Uhrzeit kommen aus dem Zahnrad oder sind der Moment des Doppelklicks. Die Liste gruppiert nach Tagen, die Rechnung druckt jede Leistung mit ihrem Tag.
• Positionen für Nacht, Sonn- und Feiertage (z. B. 9.3) wählt Salvia nicht selbst nach der Uhrzeit aus. Buchen Sie die passende Position wie jede andere.
• Anzahl: Wird eine Leistung am selben Tag mehrfach erbracht, erhöhen Sie die Anzahl, statt die Ziffer mehrfach zu buchen. Der Betrag steigt entsprechend. Auch Kilometer und Stunden zählen Sie über die Anzahl, z. B. bei 10.5 je Kilometer.
• Die Kalenderschaltfläche Ohne Leistung prüft, ob am Tag eines vergangenen Termins eine Leistung erfasst ist. Ein falsches Leistungsdatum lässt einen Termin dort als „ohne Leistung“ erscheinen.

Analogziffern

Steht eine Leistung nicht im GebüH, berechnen Sie sie entsprechend einer gleichwertigen Position. Legen Sie dafür unter Stammdaten › Ziffern in einem eigenen Katalog eine Ziffer vom Typ GebüH an und tragen Sie bei Analog zu die Nummer der gleichwertigen Position ein, z. B. 21.1. Im Abrechnungsfall buchen Sie sie wie jede andere Ziffer.

Auf der Rechnung steht in der Spalte Nr. dann „21.1 A“ statt Ihrer eigenen Nummer. Beschreiben Sie in der Legende, was Sie tatsächlich erbringen – sie steht als Leistungstext auf der Rechnung (siehe Abrechnung nach GebüH).

Auslagen und andere Ziffertypen

Der Typ einer Ziffer (Stammdaten › Ziffern) bestimmt, wie sie berechnet wird. Alle Typen buchen Sie im Fall gleich per Doppelklick.

• GebüH – Positionen des Gebührenverzeichnisses für Heilpraktiker, aus dem Katalog „GebüH“ oder als eigene Ziffer (z. B. analog). Gebucht wird der Betrag der Ziffer je Stück. Liegt der Einzelbetrag über dem GebüH-Höchstbetrag, warnt das Fenster Leistung bzw. Betrag für … (siehe oben).
• Auslage – was Sie für den Patienten verbrauchen oder auslegen, z. B. Arzneimittel, Ampullen oder eine Fremdlaborrechnung, nur zum Einkaufspreis. Ist an der Ziffer Betrag beim Hinzufügen abfragen eingeschaltet, fragt Salvia den Betrag beim Doppelklick ab. Im Fenster Leistung ändern Sie Anzahl, Einzelbetrag und Texte – so tragen Sie die tatsächlichen Kosten ein. Auf der Rechnung stehen alle Auslagen am Ende als eigener Block Auslagen.
• Fixbetrag und Sonstiges Honorar – ein Betrag aus den Stammdaten, z. B. eine Pauschale oder ein Honorar außerhalb des Gebührenverzeichnisses. Auch hier lässt sich der Betrag beim Hinzufügen abfragen.
• Freitext – eine eingeschobene Textzeile ohne Anzahl und Betrag, z. B. eine Erläuterung zu den folgenden Leistungen. Datum und Uhrzeit bestimmen die Stelle in der Rechnung.
• MwSt. – ein Produkt, das Sie verkaufen; der Betrag gilt als Bruttobetrag. Salvia rechnet Netto und Steuer aus dem Steuersatz der Ziffer (siehe Produkte mit Umsatzsteuer).

Hausbesuch, Wegegeld und Reisekosten buchen Sie mit den GebüH-Positionen 9.x und 10.x, Kilometer und Stunden über die Anzahl. Für 10.3 und 10.4 (öffentliche Verkehrsmittel, besondere Vereinbarung) fragt Salvia den Betrag ab.

Das Fenster für den Betrag heißt Betrag für …; brauchen mehrere Positionen einer Ziffernkette einen Betrag, heißt es Angaben vor dem Hinzufügen. Hinzufügen lässt sich erst anklicken, wenn jeder Betrag größer als 0,00 € ist. Brechen Sie das Fenster ab, fügt Salvia nichts hinzu – bei einer Ziffernkette auch keine der übrigen Positionen.

Ein Fall nimmt nur Ziffern an, die zur Rechnungsvorlage des Falls passen (siehe Abrechnungsfälle). Passt eine Ziffer nicht, bucht Salvia den Rest und zeigt „Nicht alle Ziffern übernommen“ mit den übergangenen Ziffern und dem Grund.

Der Reiter „Diagnosen“

Links stehen die Diagnosen des Falls, rechts der Diagnosenkatalog.

Aufgeklappt zeigt eine Zeile den Diagnosentext.

Ohne Diagnose erstatten private Krankenversicherung und Beihilfe in der Regel nicht. Fehlt der Rechnung die Diagnose, fragt Salvia deshalb beim Erstellen und beim Drucken der Rechnung nach (siehe Abrechnung nach GebüH).

Diagnose erfassen

1. Öffnen Sie den Reiter Diagnosen.
2. Wählen Sie rechts den Diagnosenkatalog.
3. Über das Zahnrad stellen Sie Leistungsdatum, Lokalisation und Sicherheit ein – z. B. „Verdacht“, bevor Sie eine Verdachtsdiagnose buchen. Die Einstellung gilt für alle weiteren Doppelklicks.
4. Suchen Sie die Diagnose im Suchfeld und doppelklicken Sie sie.

Neue Diagnosen erhalten die Art „Hauptdiagnose“. Ohne Einstellung im Zahnrad gilt das heutige Datum.

Diagnose bearbeiten

Doppelklicken Sie die Diagnose. Das Fenster Diagnose öffnet sich.

Verdacht, gesichert und Lokalisation auf der Rechnung

Salvia setzt Sicherheit und Lokalisation auf der Rechnung in Text und Code um. Aus Code M17.9, Sicherheit „Verdacht“ und Lokalisation „Rechts“ wird zum Beispiel:

„Verdacht auf Gonarthrose (Rechts); M17.9VR“

Lokalisation „Rechts“, „Links“ oder „Beidseitig“ steht in Klammern hinter dem Text und als R, L bzw. B am Code. Bei „Keine Angabe“ bleibt beides weg.

Dauerdiagnosen und bekannte Diagnosen

Dauerdiagnosen gelten über alle Fälle hinweg. Sie kommen aber nicht von selbst in einen neuen Abrechnungsfall.

• Dauerdiagnose in den Fall übernehmen: In der Akte links im Reiter Dauerdiagnosen klicken Sie in der Zeile auf das Plus-Symbol („Dauerdiagnose zu Abrechnungsfall hinzufügen“). Die Diagnose geht in den offenen Fall – mit dem Datum „seit“ der Dauerdiagnose und ihrer Sicherheit und Lokalisation.
• Dauerdiagnose anlegen: Im Reiter Diagnosenkatalog der Akte klicken Sie in der Zeile auf das Plus-Symbol („Als Dauerdiagnose hinzufügen“). Mehr unter Aufbau der Akte.
• Bekannte Diagnosen: Im Diagnosenkatalog der Akte zeigt der Reiter Patient die Dauerdiagnosen und die Diagnosen des jüngsten Abrechnungsfalls. Ein Doppelklick bucht sie in den offenen Fall. Diesen Reiter gibt es nur in der Akte, nicht auf der Seite des Abrechnungsfalls.
• Diagnosen aus dem letzten Fall: Beim ersten Buchen nach einem abgeschlossenen Fall bietet Salvia an, dessen Diagnosen zu übernehmen (Fenster Abrechnungsfall wählen, siehe Abrechnungsfälle).

Prüfungen und typische Hinweise

Salvia prüft beim Erfassen nur, ob die nötigen Angaben da sind, und warnt bei GebüH-Positionen über dem GebüH-Höchstbetrag. Ausschlüsse und Häufigkeiten stehen als Hinweis an der Ziffer, geprüft werden sie nicht.

• Meldung „Keine Rechnungsvorlage im Abrechnungsfall definiert.“ Wählen Sie im Fall unter Information eine Rechnungsvorlage.
• Meldung „Es wurde kein gültiger Leistungserbringer angegeben.“ Wählen Sie über das Zahnrad einen Leistungserbringer oder ordnen Sie dem Patienten einen zu.
• Meldung „Nicht hinzugefügt“ oder „Nicht alle Ziffern übernommen“ mit „Nicht übernommen: …“. Die genannten Ziffern passen nicht zur Rechnungsvorlage des Falls; Salvia hat sie nicht gebucht (bei „Nicht alle Ziffern übernommen“ die übrigen schon). In der Akte nennt „Ziffer(n) … wurden hinzugefügt.“ nur die gebuchten. Ist es eine eigene Ziffer, öffnen Sie sie unter Stammdaten › Ziffern und speichern Sie sie erneut – dann gehört sie zur GebüH-Rechnung.
• Aus einer Ziffernkette fehlt eine Position. Die Ziffer dieser Position wurde in den Stammdaten gelöscht. Passen Sie die Kette an.
• Der Betrag passt nicht zu Anzahl und Einzelbetrag. Ändern Sie Werte immer im Fenster Leistung und schließen Sie es mit Ok – dann rechnet Salvia neu.
• Beim Doppelklick auf eine Ziffer mit Praxisbetrag über dem Höchstbetrag kommt keine Warnung. Richtig so: Per Doppelklick bucht Salvia ohne Rückfrage. Gewarnt wird beim Speichern der Ziffer und wenn Sie die Leistung im Fenster Leistung öffnen.
• Im Fenster mit den Angaben lässt sich „Hinzufügen“ nicht anklicken. Es fehlt noch ein Betrag über 0,00 €.
• Beim Erstellen der Rechnung erscheint eine Warnung über 0,00 €. Der Fall enthält keine Leistungen. Brechen Sie ab und erfassen Sie zuerst die Ziffern.

Siehe auch

• Abrechnungsfälle
• Abrechnung im Überblick
• Abrechnung nach GebüH
• Rechnung erstellen
• Ziffern
• Ziffernketten
• Diagnosen
• Laborbefunde